Umsatz steigern, schneller verkaufen - mit AI für Tagungen und Gruppen

MEETA-X bringt die AI-Technologie von hivr.ai direkt in den Hotelvertrieb. Die Plattform automatisiert die Angebotsbearbeitung für Tagungen, Gruppen und Events, bündelt alle Anfragen zentral und erstellt AI-gestützte Angebote in Sekunden statt Tagen – kanalübergreifend und voll integriert in deine Hotelsysteme. Das Ergebnis: mehr Tempo, mehr Buchungen, mehr Umsatz.

hivr.ai liefert die leistungsstarke AI-Automationstechnologie. MEETA-X sorgt für die Integration, Konfiguration und Anpassung speziell für die Anforderungen von Tagungshotels, Resorts und Hotelketten – inklusive Prozessdesign, Schulung und Support.

Eingehende, unstrukturierte E-Mails mit Anfragen werden automatisch analysiert. Die AI erkennt Details wie Teilnehmerzahl, Datum, Raumwünsche, Cateringbedarf und wandelt unstrukturierte Texte in strukturierte RFPs um – ohne manuelle Dateneingabe.

Hotels, die das von MEETA-X implementierte hivr.ai System nutzen, berichten durchweg von deutlich spürbaren Verbesserungen im Anfrage- und Angebotsprozess. Die Antwortzeiten auf RFPs werden stark verkürzt – oft auf wenige Minuten. Die Conversion Rate steigt dabei regelmäßig auf das Doppelte oder mehr, weil schneller und strukturierter reagiert werden kann. Auch die Zahl nicht genutzter Verkaufschancen („Timeouts“) sinkt erheblich. Viele Kunden erzielen mit MEETA-X bereits nach kurzer Zeit einen Return on Investment (ROI), der um ein Vielfaches über dem Einsatz liegt – in vielen Fällen mehr als das Zehnfache.

Ja. Das von MEETA-X bereitgestellte hivr.ai System unterstützt Multi-Property-Steuerung und ist von Grund auf für Skalierung und Zentralisierung konzipiert. Anfragen, Angebote und KPIs lassen sich auf Gruppen-, Marken- oder Standortebene steuern. Ketten wie Radisson, Minor, Dorint oder Flemings nutzen MEETA-X bereits erfolgreich. Das System unterstützt Multi-System-Landschaften und erlaubt rollierenden Rollout. Reporting, Steuerung und Optimierung können zentral erfolgen.

Ja. Die gesamte Plattform ist vollständig datenschutzkonform nach DSGVO. Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Zugriff erfolgt rollenbasiert und mandantengetrennt – eine unautorisierte Nutzung ist ausgeschlossen. Es werden keine Daten an US-basierte Dienste weitergegeben.

MEETA-X ersetzt keine bestehenden Systeme, sondern ergänzt sie sinnvoll. Die das hivr.ai System dockt an bestehende PMS- oder S&C-Systeme an und nutzt vorhandene Daten. Dadurch entstehen keine Systembrüche und keine doppelten Prozesse. Die Bedienung ist intuitiv und auf die täglichen Workflows im Sales ausgerichtet.

MEETA-X automatisiert auf Basis des hivr.ai Systems den kompletten RFP-Prozess – von der Anfrage über die Datenextraktion bis zur Angebotserstellung und Nachverfolgung. Dabei erkennt die KI relevante Inhalte aus E-Mails oder Portalanfragen, strukturiert sie und überführt sie automatisch in ein Angebotsformat. Die Angebotserstellung erfolgt in unter 60 Sekunden, basierend auf Live-Daten aus dem Hotelsystem. Auch Reporting und Follow-ups laufen automatisiert. So werden deutlich mehr Anfragen schneller beantwortet – mit spürbarem Umsatzimpact.

hivr.ai verarbeitet Anfragen aus Buchungsportalen wie meetago, MICE-Portal und Cvent genauso wie Direktanfragen per E-Mail oder über Hotelwebsites. Alle Anfragen fließen automatisch in ein zentrales Dashboard, wo sie strukturiert und priorisiert bearbeitet werden können. Dadurch entsteht kein Medienbruch, keine doppelte Dateneingabe und keine verlorene Verkaufschance mehr. Der Vorteil: Volle Übersicht über alle RFPs – unabhängig vom Kanal.

Das von MEETA-X implementierte hivr.ai System unterstützt viele gängige Hotelmanagement- und Sales-Systeme. Dazu gehören unter anderem Opera Cloud, Opera on premise, Sihot, Delphi, Microsoft Dynamics, Suite8, Guestline uvm. Je nach System erfolgt die Anbindung ein- oder zweiseitig – für automatische Verfügbarkeitsabfrage, Preisprüfung und Angebotsgenerierung. Auch Mischlandschaften mit verschiedenen Systemen innerhalb einer Kette sind problemlos möglich.

Dank der erprobten Einführungsprozesse von MEETA-X ist das hivr.ai System oft in wenigen Tagen einsatzbereit - bei Bedarf auch in Stunden. Die Plattform wird als Plug-and-Play-Lösung bereitgestellt, ohne komplexe IT-Projekte oder langwierige Einführungsphasen. Onboarding und Schulung erfolgen digital, effizient und praxisnah. Auch große Hotelgruppen können innerhalb weniger Wochen vollständig ausgerollt werden. Der Aufwand für das Hotelteam bleibt dabei minimal.

MEETA-X startet mit einem Kick-off, konfiguriert hivr.ai für deine Anforderungen, bindet Schnittstellen und Kanäle an und schult dein Team. Die Begleitung während der ersten Live-Angebote stellt sicher, dass du schnell Ergebnisse siehst.

Die AI-Komponenten (z. B. Mail-AI, Voice-AI) werden nicht öffentlich trainiert, sondern speziell auf die Bedürfnisse im MICE-Vertrieb zugeschnitten. Die Systeme verarbeiten Daten lokal in sicheren Instanzen und sind vollständig nachvollziehbar. Externe AI-Plattformen wie OpenAI oder Google werden nicht genutzt. Alle Prozesse sind revisionssicher und auf Konzerntauglichkeit geprüft.

Die Preisgestaltung ür das von MEETA-X implementierte hivr.ai System richtet sich nach Größe, Volumen und Nutzungsumfang. In der Regel amortisiert sich MEETA-X durch höhere Conversion, weniger Timeouts und bessere Steuerung innerhalb weniger Monate. Nicht selten sehen wir bei unseren Nutzern ROIs von über 10x.